Надійне середовище для управління записами для системи управління корпоративною інформацією

Постійні потоки паперових і електронних документів у великих підприємствах можуть перешкоджати створенню інформаційної інфраструктури. Налагодження процесу управління цими документами - початковий етап для організації, наступний крок - це більш серйозна задача, оскільки підприємству треба буде вирішити, чи варто зберігати корпоративний файл чи ні.

В основі успадкованих схем управління записами лежать принципи управління і переміщення інформації в паперовому виді, тобто систематизація документів по папках, а папок по полицях архіву. Але яким чином здійснюється управління величезним обсягом інформації, створеної в електронному виді у всіляких форматах: комплекті офісних додатків, системі відправлення факсів і електронних повідомлень, текстових файлах, файлах формату PDF і мережевої інформації? Як можна забезпечити миттєвий доступ для всіх користувачів у масштабах всього підприємства до потрібної інформації, без необхідності використання єдиного сховища інформації? І яким чином співробітник, відповідальний за збереження інформації, може приділяти більше часу захисту корпоративних інформаційних ресурсів і витрачати менше часу на обробку запитів по доступу до корпоративної інформації?

Управління життєвим циклом документів з використанням рішень Hummingbird

Hummingbird RM створює надійне й організоване середовище для управління повним життєвим циклом усіх фізичних і електронних інформаційних інтелектуальних активів корпорації - від їхнього створення до елементарного переміщення. Користувачі одержують можливість забезпечити швидку категоризацію документів для їхнього подальшого збереження за рахунок використанням інтуїтивного-зрозумілого мережевого інтерфейсу й інтерфейсу Windows, що також забезпечують простий пошук, колективне використання і безпечний доступ до захищених записів підприємства. Масштабована інфраструктура, створювана за рахунок застосування рішення Hummingbird DM, забезпечує можливість постійного доступу до системи для того, щоб користувачі могли працювати з документами в будь-який момент часу більш ефективно.

Адміністратори системи можуть цілком довіряти розширеним технологіям забезпечення безпеки. Вбудовані функції системи запобігають несанкціонованому доступу на рівні каталогів, документів, робочих груп, на рівні користувача і рівнів роботи з файлами картотеки. Завдяки надійному захисту записів і забезпеченню належного використання і збереження інформації відповідальні за забезпечення безпеки співробітники можуть зосередитися на вирішенні задач, пов'язаних зі стратегічним управління функціями контролю і захисту інформації, - наприклад, виконанні масштабних класифікаційних змін, швидкому проведенні інвентаризації з використанням сканування і штрихів-кодів та автоматизації процесу розміщення і категоризації інформації.

Підготовлено за матеріалами представництва Hummingbird у Росії, СНД і країнах Балтії.